Les entreprises fonctionnent avec l’objectif fondamental de faire du profit.
Pour avoir un suivi efficace des revenus et des dépenses, les entreprises engagent des professionnels pour aider à la création de dossiers comptables qui montrent les véritables succès financiers ou défaillances de l’entreprise en affaires.
Les registres financiers d’une entreprise sont si importants qu’ils sont prévus dans la CAMA comme une exigence obligatoire pour toutes les entreprises enregistrées au Nigéria. Cet article offre toutes les informations nécessaires sur les états financiers.
Qu’est-ce qu’un dossier financier ?
Les registres financiers de l’entreprise, également appelés registres comptables, sont les divers registres comptables qui affichent la véritable situation financière de l’entreprise avec une précision détaillée.
Les administrateurs de la société sont responsables de la création et de la mise en conformité des registres financiers de la société avec les dispositions de la loi.
Qu’est-ce qu’un état financier ?
L’état financier est la totalité finale des dossiers financiers de l’entreprise, y compris certaines déclarations sur les profits et les pertes et la performance générale de l’entreprise.
Contenu des dossiers financiers
Les registres financiers des entreprises doivent contenir certaines informations qui sont nécessaires aux actionnaires et/ou aux créanciers de l’entreprise. Néanmoins, les registres financiers de chaque entreprise doivent contenir :
Saisies quotidiennes des transactions/compte de profits et pertes : les registres financiers des sociétés doivent contenir une saisie quotidienne de toutes les transactions effectuées par la société au cours de l’année écoulée.
De plus, tous les revenus reçus et toutes les dépenses effectuées doivent également être détaillés dans les registres. Si l’entreprise négocie dans un but lucratif, les entrées quotidiennes doivent également contenir des informations détaillées sur les profits et les pertes de l’entreprise.
Bilan : Le bilan est un document financier détaillant les informations relatives à l’actif, au passif, etc. de l’entreprise. Le bilan est tout ce qui est nécessaire pour comprendre la véritable situation financière de l’entreprise.
Relevé des stocks : Il est obligatoire pour les entreprises qui négocient des marchandises. Ces sociétés sont tenues de tenir l’état des stocks de marchandises détenues à la fin de chaque exercice. La déclaration doit contenir une description précise de l’acheteur, du vendeur et des biens achetés et vendus par l’entreprise.
Contenu des états financiers
Tous les éléments sous les registres financiers.
Énoncé des politiques comptables : il s’agit d’une déclaration des administrateurs de l’entreprise indiquant les normes et les politiques suivies lors de la création des documents comptables de l’entreprise. Ces déclarations comprennent les systèmes de mesure, les procédures comptables et autres.
D’autres contenus comprennent le rapport de l’auditeur, le rapport des administrateurs, les notes sur le compte, l’état de la valeur ajoutée pour l’année, l’état de la source et de l’utilisation des fonds, un résumé financier sur cinq ans et le compte de dépôt du groupe pour un société d’investissements.
Exceptions pour une société à responsabilité limitée (Ltd)
Les entreprises privées au Nigeria (Afrique) n’ont pas besoin d’avoir certaines informations contenues dans leurs états financiers, il s’agit de l’état de la source et de l’utilisation des fonds, de l’état de la valeur ajoutée pour l’année, de l’état des politiques comptables et du résumé financier sur cinq ans.
Localisation et conservation des dossiers financiers
Les registres financiers de la société sont un document important pour ses opérations, les documents doivent être conservés à l’adresse du siège social de la société, avec protection et confidentialité. Les états financiers peuvent également être conservés à n’importe quel endroit que les administrateurs de la société jugent approprié, dans la mesure où ils sont conservés au Nigeria (Afrique).
Les registres comptables doivent également être conservés; les registres financiers annuels d’une entreprise doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis avant de pouvoir être détruits ou supprimés.
Cela donne aux personnes autorisées à inspecter les documents financiers suffisamment de temps pour clarifier tout doute qu’ils avaient précédemment étayé sur eux avant qu’ils ne soient financièrement détruits.
Contrôle des écritures comptables
Les états financiers d’une entreprise sont des documents confidentiels qui doivent être tenus à l’écart du public, à l’exception des sociétés anonymes cotées. Néanmoins, seuls les dirigeants de l’entreprise sont généralement autorisés à inspecter les registres financiers de l’entreprise.
Les actionnaires ne sont pas considérés comme des dirigeants de la société et n’ont donc pas le droit de consulter les registres financiers de la société. En outre, un administrateur de la société qui s’est vu refuser le droit d’inspecter les registres financiers de la société peut intenter une action en justice pour obtenir une décision d’inspecter les registres financiers de la société.
Dépôt de l’état financier
Les administrateurs de la société doivent au moins une fois par an présenter les états financiers de la société aux actionnaires en assemblée générale. Les administrateurs doivent également transmettre à la Commission des affaires corporatives (CAC) avec le rapport annuel, le bilan, le compte de profits et pertes de la société et les notes sur le compte qui avaient été déposées devant les actionnaires lors de l’assemblée générale.
Réception des états financiers
Certaines personnes ont le droit de recevoir les états financiers de la société au moins 21 jours avant l’assemblée générale de la société à laquelle les états financiers seraient déposés. Ceux-ci sont:
1. Chaque membre de la société ;
2. Tout créancier de la société détenant la débenture de la société ; et
3. Autres personnes habilitées à recevoir.
Audit des états financiers
Les devoirs des auditeurs (auditeurs externes) sont d’examiner les états financiers et de faire rapport aux actionnaires et aux créanciers si les chiffres sont authentiques et dignes de confiance. Les auditeurs suivent 24 heures sur 24 avec les compétences variables pour y parvenir, consultez notre article sur les auditeurs pour en savoir plus.
Conclusion
Les finances de l’entreprise sont des documents puissants qui divulguent des informations crédibles sur les finances d’une entreprise. Lors de la vérification diligente des finances d’une entreprise, tous les investisseurs doivent entreprendre cette diligence dans les états financiers de la société.
Les détails à contenir dans les registres financiers d’une entreprise doivent être aussi originaux que possible et montrer les véritables circonstances de l’entreprise. Si cette pratique n’est pas adoptée, les auditeurs enquêteront sur les écarts et alerteront les actionnaires et les détenteurs de débentures de l’entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Le secrétaire peut-il consulter les registres financiers de l’entreprise ?
Oui, le secrétaire est classé comme dirigeant de la société et peut donc consulter les registres financiers de la société.
Les sociétés de portefeuille et leurs filiales ont-elles des états financiers différents ?
Non, les registres financiers de la société holding et de ses filiales constituent un seul état financier consolidé.