La communication d’une entreprise est importante pour le développement global de ses affaires.
Des entreprises du monde entier s’efforcent de favoriser de solides relations professionnelles entre les membres et les administrateurs de l’entreprise. Le mot clé est le travail d’équipe, qui devrait être utilisé pour que l’entreprise se lance en affaires et réussisse sur le marché.
L’une des tâches les plus vitales d’un secrétaire d’entreprise est d’envoyer un avis de réunion de l’entreprise aux personnes tenues d’y assister. Cet article apporte une compréhension claire des règles d’avis et comment elles jouent pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs.
Que sont les avis de l’entreprise ?
Les avis de la société sont des communications vitales faites aux membres de l’assemblée générale de la société et à tous les autres dirigeants de la société habilités à assister à une assemblée générale de la société.
La convocation est une partie importante des réunions de la société ; une personne habilitée à recevoir un avis mais qui ne peut pas faire annuler tout ce qui a été décidé lors de la réunion, ce qui fait de la réunion une perte de temps pour ceux qui y ont assisté.
Délai d’émission des avis
Comme indiqué précédemment, le défaut de convocation d’un ayant droit peut voir l’intégralité de l’assemblée et les résolutions qui y sont prises annulées.
La loi sur les sociétés et affaires connexes (CAMA 2020) prévoit que l’avis de convocation doit être publié 21 jours avant la réunion. Cela signifie invariablement que les convocations doivent être faites dans les 21 jours excluant la date de l’assemblée.
L’avis peut être émis à une date plus longue mais ne peut pas être émis à une date plus courte à partir des 21 jours prévus par la CAMA 2020, sauf dans les circonstances ci-dessous.
Émission d’avis avec un délai plus court
Un délai de préavis de 21 jours francs tel que prévu par la CAMA peut être déplacé. Pour que cela se produise, le type de réunion à laquelle il faut assister est essentiel pour savoir comment le délai de préavis serait dispensé.
Pour l’Assemblée générale annuelle, tous les membres de la société ayant le droit d’assister à l’Assemblée générale annuelle et de voter doivent consentir à l’unanimité à avoir une date de convocation plus courte.
Pour toute autre assemblée, réunissant par unité 95 % des titulaires du capital social nominal libéré de la société.
Objet de la convocation
Les avis sont nécessaires pour offrir aux membres de la société suffisamment de temps pour étudier les informations nécessaires sur l’ordre du jour et l’image exacte de ce qui doit être divulgué.
L’assemblée générale d’une société est généralement prévue pour discuter d’une variété de points inscrits à l’ordre du jour de la réunion, en dehors des affaires ordinaires de la société qui sont contenues dans CAMA et connues de la majorité des membres.
Néanmoins, certaines affaires spéciales inconnues des membres doivent être notifiées à tous les membres présents pour qu’une telle résolution prise sur ces affaires soit effective.
Contenu d’un avis d’entreprise
Un élément important de l’avis est qu’il agit comme un rituel pour les assemblées générales des entreprises et doit être strictement suivi. Respecter le calendrier de la réunion n’est pas suffisant, mais il est également essentiel de s’assurer que l’avis contient tous les aspects qui fourniraient suffisamment de clarté aux membres de la réunion.
Tous les avis de convocation doivent contenir les éléments suivants :
Le lieu de la réunion : Il s’agit de l’adresse où se tiendra la réunion. L’adresse doit être suffisamment indiquée pour ne pas confondre les membres.
La date et l’heure : La date à laquelle la réunion se tiendrait est importante à plusieurs égards, dont l’un est qu’elle aide les membres à calculer le délai de préavis de 21 jours. L’heure de la réunion doit également être indiquée sur la convocation.
L’ordre du jour à discuter : c’est peut-être la raison la plus importante pour faire envoyer une convocation, l’ordre du jour à discuter lors des réunions doit être connu de tous les membres votant au moins 21 jours avant la réunion, cela permet aux membres de comprendre la politicaillerie et facteurs impliqués dans une question avant de voter l’ordre du jour doit décrire suffisamment le point et indiquer s’il requiert une résolution spéciale ou une résolution ordinaire.
Qui doit recevoir la convocation aux Assemblées ?
L’avis de convocation doit être reçu par tous ceux qui sont censés assister à la réunion, qu’ils aient ou non le droit de vote. Sont destinataires des convocations :
Chaque membre de la société : Tous les membres de la société ont le droit d’être convoqués. Un associé d’une société est un actionnaire dont le nom figure dans le registre des associés.
Personnes à qui des actions ont été dévolues : Il s’agit des personnes qui détiennent des actions pour le compte d’actionnaires mineurs, aliénés, incapables, décédés et autres ; ces personnes comprennent les représentants personnels, les représentants légaux, les fiduciaires, les séquestres et autres.
Chaque administrateur de la société, y compris les administrateurs non exécutifs
Chaque auditeur de la société
Le secrétaire de la société.
Signification de l’avis
Le fait de signifier un avis doit être considéré comme aussi important que de le faire, car le fait de signifier un avis concerne la réception de l’avis lui-même.
Les notifications sont envoyées par la société aux ayants droit soit personnellement, soit par voie postale via l’adresse enregistrée du destinataire ou toute adresse fournie à la société (courriel inclus). Lorsqu’un avis de convocation est envoyé par la poste, un tel avis aurait été réputé envoyé après 7 jours de l’affichage.
Avis supplémentaire
Pour les sociétés anonymes, en dehors de la convocation donnée aux personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée de la société ; il doit y avoir une annonce supplémentaire de la réunion dans deux journaux 21 jours avant la tenue de la réunion.
Défaut de préavis
Si un avis n’est pas envoyé à une personne habilitée à le recevoir, l’ensemble des activités, y compris les résolutions prises lors de l’assemblée, serait invalide ; sauf que la personne qui envoie l’avis peut prouver que l’omission était une erreur de bonne foi.
Les avis d’entreprise sont des éléments essentiels de la mise en mouvement d’une assemblée générale. Sans convocation dûment envoyée, il est probable qu’il n’y aura pas de réunion en première instance. Cet article fait le point sur les convocations obligatoires dans une entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Que sont les avis spéciaux ?
Un avis spécial est un avis de 28 jours exigé par la CAMA pour certains agendas.
Qui émet les avis ?
Habituellement, le devoir du secrétaire de l’entreprise, néanmoins, n’importe quel travailleur de l’entreprise peut être nommé pour émettre l’avis.